Wie verhalte ich mich am neuen Arbeitsplatz?

Business-Knigge 2.0

von Lea Schäfer

Als Berufsanfänger startest du meist mit einer guten Portion Aufregung in den neuen Job. Dagegen hilft vor allem: die Regeln am neuen Arbeitsplatz kennen, um ungewollte Fettnäpfchen zu vermeiden und entspannt in den neuen Alltag zu starten. Worauf es dabei ankommt, erfährst du hier.

Klar, jeder Arbeitgeber, jedes Büro hat seine eigenen Vorschriften und Werte. Trotzdem gibt es Regeln, die dir helfen dich zu orientieren und die sich auf viele Bereiche übertragen lassen – auch  bekannt als „Business-Knigge“. Dabei klingt Business-Knigge etwas altbacken und erinnert einen eher an Tischregeln aus dem 18. Jahrhundert, aber darum geht es wirklich nicht.

Du sollst keine Verhaltensformeln auswendig lernen, oder strenge stereotype Regeln befolgen – vielmehr geht es um Authentizität, Respekt und Wertschätzung im Umgang mit deinen zukünftigen Kolleginnen und Kollegen. 

Das äußere Erscheinungsbild
Umfrageergebnisse haben belegt, dass das Erscheinungsbild eines Mitarbeiters ein wesentlicher Verkaufsfaktor ist. Die Kleidung ist imagebildend – durch  das optimale Outfit gewinnst du an Kraft und Ausstrahlung, was sich positiv auf deine Außenwahrnehmung auswirkt. Kleidung setzt Signale und kann persönliche Botschaften unterstreichen. Das ist vor allem bei der Hürde Vorstellungsgespräch wichtig. Die Angemessenheit der Kleidung ist jedoch auch branchenabhängig, daher solltest du unbedingt genau recherchieren, was dein Wunscharbeitgeber für sein Image tut – welche Attribute hinter einer Marke stehen. Das hilft dir dabei, dich für den richtigen Look fürs Vorstellungsgespräch zu entscheiden.

Manche Unternehmen haben bezüglich der Kleidung klare Vorschriften, was dich natürlich einschränkt, was es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aber auch einfacher macht. Wenn es keine Vorschriften gibt, erfordert die Anpassung an den Dresscode einer Firma ein gewisses Fingerspitzengefühl. Elementar ist in jedem Fall ein gepflegtes Erscheinungsbild.

In den letzten Jahren haben sich Veränderungen des traditionellen Dresscodes bemerkbar gemacht, der durch die „New Economy“ aufkam. Anzug und Krawatte sind dort auch bei Führungskräften weniger zu sehen, Poloshirts und Jeans können den klassischen Anzug ersetzen. Auch traditionelle Firmen haben angefangen, den formalen Kleidungskodex zu lockern. Am so genannten „Casual Friday“ ist zum Beispiel gestattet, in einer Mischung aus Freizeitkleidung und klassischen Elementen am Arbeitsplatz zu erscheinen.

Der neue Look „Business Casual“
Vielleicht bist du auch schon darüber gestolpert, aber was heißt „Business Casual“ eigentlich genau? Darunter versteht man einen gelockerten Dresscode, der stark vom Unternehmen, aber auch von verschiedenen Situationen und Anlässen abhängt. Zu einer Vertragsunterzeichnung oder einem Geschäftsessen gehst du eher in konventioneller Business-Kleidung, während an einem internen Arbeitstag etwas legerere Kleidung okay ist. Im Gegensatz zum konventionellen Stil mit seinen klaren Richtlinien, ist hier mehr Sensibilität für das Passende gefragt. So lange du dir noch unsicher bist, gehe lieber das Risiko des Overdressings ein und orientiere dich mit der Zeit an deinen Kollegen.

Vorstellen, Grüßen, Rangordnung
Klare Hierarchien verlangen klare Umgangsformen. Du wirst bei klaren Rangstrukturen schnell mitbekommen, wie sich deine Kolleginnen und Kollegen untereinander und den Chefs gegenüber verhalten. Aber meist sind dieses Hierarchien nicht mehr so steil – es geht heute um Teams und das Miteinander. Den richtigen Ton zu finden ist hier fast noch schwerer als in alten Modellen. Es gilt: freundlich und offen allen Mitarbeitern gegenübertreten. Begegnest du deinem Gegenüber zum ersten Mal, ist ein kurzer Handschlag mit anschließender kurzer Vorstellung durchaus eine willkommene Geste. Ob sich die Kolleginnen und Kollegen duzen oder siezen wirst du auch sehr schnell mitbekommen. Verwende bei Unsicherheiten einfach das förmliche Sie. Akademische Titel sollten dabei immer genannt werden, Bezeichnungen wie „Fräulein“ bitte nicht!

Mails, Chats, Social Media
Auch im schriftlichen Kontakt kommt es auf das Gegenüber und den Team-Konsens an. Es ist logisch, dass eine E-Mail an einen zukünftigen neuen Partner nicht genauso aufgebaut sein kann, wie die Nachricht an die Kollegin am Nachbartisch. Diese Verhaltensregeln hast du als Digital Native aber meist schon früh gelernt. Wenn du dir am Anfang trotzdem unsicher bist, wie du zum Beispiel eine Mail aufbaust, orientiere dich an folgenden Punkten:

  • Wähle eine aussagekräftige Betreffzeile
  • Verwende, genauso wie bei Briefen, eine Anrede und eine Schlussformel.
  • Gestalte den Text ordentlich und übersichtlich mit Absätzen
  • Achte auch in E-Mails auf Rechtschreibung und Zeichensetzung. Durchgehende Kleinschreibung hat sich in der Chat Kommunikation zwar etabliert, ist aber im Mailverkehr eher seltener.
  • Smileys sollten in der geschäftlichen Kommunikation eher vermieden werden. Wähle klare Formulierungen, sodass Smileys nicht nötig sind.
  • Wähle in beruflichen Zusammenhängen eine seriöse E-Mail-Adresse, in der dein Vor- und Nachname auftaucht.

Checke außerdem deinen privaten Social-Media-Auftritt und verändere falls nötig noch einmal deine Einstellungen, wenn du nicht willst, dass deine zukünftigen Kolleginnen und Kollegen die letzten Jahre deines WG-Lebens sehen sollen. Auch solltest du mit überschwänglichen Freundschaftsanfragen warten, solange, bis ihr euch auch wirklich etwas besser kennt.

Das gute alte Telefon
Du telefonierst nur mit deiner Mutter oder deinem Zahnarzt? Dann freue dich auf eine Zeit mit ganz neuen Telefonerfahrungen. Denn das Telefon ist immer noch ein wichtiger Bestandteil im beruflichen Kontext. Als Hilfe hier ein wandelbarer, aber allgemeingültiger Kodex:

Wenn du angerufen wirst, solltest du eine freundliche, kurze und informative Grußformel wählen und keine Begrüßungsorgie wie in einem Call-Center. Melde dich mit Firmennamen (eventuell noch mit der Abteilung) und deinem Vor- und Nachnamen. Da die ersten beiden Silben werden meist am schlechtesten verstanden, es bietet es sich an, zunächst „Guten Tag“ zu sagen, danach den Firmennamen und erst zum Schluss deinen vollständigen Namen. Wichtig ist, sich sofort den Namen des Gesprächspartners aufzuschreiben – höfliches Nachfragen ist natürlich auch erlaubt.

Wenn du der Anrufer bist, solltest du das Telefongespräch gut vorbereiten und überlegen, was die Frage oder Botschaft genau sein soll. Frage am Anfang des Gesprächs, ob der Augenblick gerade passend ist. Es ist immer gut, wenn du deinen Gesprächspartner mit Namen ansprechen kannst.

Zu guter letzte: keine Sorge!
Solltest du jetzt etwas überfordert sein – keine Bange. Die meisten Regeln wirst du automatisch adaptieren, so, wie du es auch sonst im Leben tust. Dein Umfeld wird dir kleine „Fehler“ auch verzeihen, abgesehen davon sind Verhaltensregeln relativ und von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden.

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